¿CÓMO HACER UN INVENTARIO?

Hacer inventario es una de esas tareas ingratas que, por pereza o desconocimiento, m­uchas empresas suelen retrasar más de lo razonable. Sin embargo, un control regular de tus bienes puede ofrecerte ventajas. Te decimos cuales.

¿CUÁNDO HACERLO?

Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio económico para hacer recuento de sus activos.

Este inventario anual es una opción que se puede realizar cuando existe un número limitado de referencias. El inconveniente es que la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas mientras dure el recuento.

Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario cíclico, a lo largo del ejercicio. De esta forma, la empresa realiza cada semana o mes el recuento de un determinado número de referencias y cuando finalice el año habrá hecho ya el recuento total.

CLASIFICACIÓN POR ACTIVOS

En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc.). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de inventario.

Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste se incluyan en una u otra partida.

EL INVENTARIO, PASO A PASO

Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los puedes ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un sistema de control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacén.

Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.

Según vayas haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal como se les denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia, y sepas el número de unidades que tienes de cada cosa, es importante que introduzcas esa cifra en una aplicación informática. Eso te permitirá comparar el dato con el que figura en tus archivos de control. En caso de que haya diferencias en los números, estaremos ante una desviación, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).

Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, estás obteniendo también los datos para tu inventario contable, y la regularización es por tanto una regularización contable, que afecta al balance de la compañía.

TUS MÁRGENES DE MANIOBRA

A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación ABC las empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de producto. Para los artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio), la desviación debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.

Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis histórico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros. En ese caso, en lugar de una regularización contable lo que tendrías que hacer es la rectificación de un movimiento erróneo.